Ordenamos Nuestra Tarea: ¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve?

Por Mg. Stella Maimone

Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas.

El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto.

Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal requeridos.

¿Qué es el gráfico de Gantt?

El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un sistema de coordenadas con dos ejes esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.

En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores ubicados en el eje horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, años.

En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que indique su grado de progreso y el tiempo restante para su ejecución plena. Para las tareas críticas o estructurales del proceso, lo más recomendable es usar un color distinto.

Algunos ejemplos de uso:

1. Diagrama de Gantt en programas de prevención y control de infecciones: permite visualizar todas las tareas programadas durante el año y ver su progresión. Facilita la observación y seguimiento de las múltiples actividades. No es necesario hacerlo en forma manual, se pude utilizar un EXCEL y tenerlo siempre actualizado y visible
2. Diagrama de Gantt en educación: Docentes, programas e hitos académicos pueden reflejarse en este gráfico, que, además, facilita la compartición de información de manera transparente, ya que puede reflejar estadísticas descriptivas simples y datos demográficos departamentales.
3. Diagramas de Gantt en marketing: En esta área se utiliza para gestionar eventos, ya que el gráfico permite aplicar diferentes escalas de tiempo para las distintas fases de un evento de marketing. Su uso hace posible aumentar la eficiencia en la gestión y permanecer actualizado. Además, resulta la herramienta perfecta para facilitar la adaptación en un entorno tan cambiante como éste, ya que facilita incorporar cambios de última hora sin que ello suponga un problema de cara al cronograma.

¿Cuáles son los pasos básicos para elaborar un Diagrama de Gantt?

1) El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por hacer una lista de todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una lista demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto definiremos tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución. Además, agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al máximo la gráfica.

2) El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible. Debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas en el proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso.

3) Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones.

Comentario:

Si los profesionales de control de infecciones utilizamos estas herramientas, será mucho más fácil seguir el proyecto y compartirlo. Evaluar los resultados y volver a planificarlo. Conocer porque no funciona y dónde se detuvo.

Una vez que se hace costumbre, no se puede dejar de utilizar. ¿Alguno de ustedes utiliza una herramienta para planificar, ordenar y evaluar las tareas?